Comment Tirer Profit des Prestations d’un Salon Commercial

People providing exceptional show services

Tout nécessaires qu’ils soient, les contacts concernant les prestations du salon sont probablement les éléments les moins intéressants de votre participation au salon.

1. Lisez bien le manuel des prestations aux exposants

Le manuel des prestations aux exposants contient la totalité des informations dont un exposant a besoin sur le salon, les règlements, les formulaires de demande de prestations, les promotions de salon et tous les autres renseignements utiles concernant le transport, les contractants etc.. N’oubliez pas d’observer les dates limites.

2. Identifiez les prestations dont vous avez besoin

Identifiez les produits que vous avez l’intention d’exposer et les services dont vous aurez besoin (ainsi que les volumes), les décisions à prendre en ce qui concerne les tapis , les meubles, les couleurs, le nettoyage et les services de sécurité. Toute prestation commandée sur place peut donner lieu à une augmentation de 50% des tarifs normaux.

3. Etudiez bien le plan de sol

Evaluez soigneusement la disposition de votre stand sur le plan de sol par rapport au sens de circulation. Vous devez comprendre les repères, si petits soientils car ils indiquent la hauteur des plafonds, l’emplacement des piliers etc.

4. Identifiez l’origine des services

Commandez toujours plus de prestations de services que vous ne pensez en avoir besoin pour assurer la meilleure performance de vos produits. Contactez les services chargés de l’électricité afin de savoir la puissance à commander et où se trouvent les prises électriques au sol, derrière ou au-dessus du stand. Exposez vos produits le plus loin possible des fils ou conduites peu esthétiques. Commandez toujours plus de prestations de services que vous ne pensez en avoir besoin pour assurer la meilleure performance de vos produits.

5. Manutention, livraison et enlèvement

Il s’agit là de la livraison des éléments de votre stand à l’emplacement indiqué, l’enlèvement des caisses vides, la remise à disposition des caisses en fin de salon et la livraison des éléments montés à la baie de chargement des transporteurs. Vous réaliserez une économie en groupant les éléments et en n’effectuant qu’une expédition.

6. Ayez une quantité suffisante de tapis

Assurez vous de l’installation de tous les services avant la pose des tapis pour éviter de couper les tapis pour aménager les prises électriques. Commandez suffisamment de tapis pour recouvrir la bande de béton entre le stand et l’allée.

7. Prévoyez assez de temps pour le dédouanement

Si votre société exporte des produits à l’étranger, prévoyez suffisamment de temps pour l’observation des procédures de dédouanement. Les éléments devront faire l’objet de la documentation qui convient et souvent d’une inspection matérielle. Faites toujours appel à un agent en douanes ou un transitaire qui prendra en charge le transport et vous tiendra informé.

8. Faites vous connaître des responsables du salon

Ils peuvent se révéler être vos meilleurs amis. Ils ont souvent les réponses à vos questions et les solutions à vos problèmes. N’oubliez pas qu’ils sont là pour vous aider.

9. Collaborer avec les syndicats (le cas échéant)

Les règlements des syndicats sont différents dans toutes les villes ou les pays. Lisez bien le manuel pour vous familiariser avec ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Les question éventuelles sont à poser à la direction du salon ou au fournisseur des services. Envisagez de faire appel à votre société d’exposition qui assurera la surveillance du montage.

10. Remplissez tous les formulaires et documents requis

N’oubliez pas d’apporter avec vous des duplicatas des documents requis (plans, commandes, numéro de suivi de votre expédition, noms et contacts importants, numéros de téléphone et de télécopieur).