Tout ce Qu’il Vous Faut Savoir sur le Transport de Votre Stand

Moving truck for shipping exhibits

La bonne décision en ce qui concerne le transport de votre stand vous permettra d’économiser du temps et de l’argent mais d’éviter également beaucoup de désagréments.

1. Planifiez

Plus vous avez de temps pour planifier l’opération, mieux vous pourrez organiser les meilleures options de transport pour vos besoins spécifiques. Vous avez quatre choix: un transporteur, une société de transport routier, le frêt aérien ou les messageries (DHL ou FedEX). N’attendez pas la dernière minute pour prendre vos dispositions de transport, vous limiteriez les options disponibles et augmenteriez les frais.

2. Faites le bon choix

Afin de définir l’option de transport qui convient, tenez compte des éléments suivants : la façon dont l’expédition doit être emballée, l’origine et la destination de l’expédition, le temps imparti au transport et les exigences de mise à disposition et de livraison.

3. Avantages

Les coûts des transporteurs ordinaires sont moins élevés et ils sont plus facile à contacter sur le suivi de votre expédition.

Les sociétés de camionnage et les spécialistes de transport de matériel d’exposition offrent un service porte à porte plus spécialisé et personnalisé. Elles sont équipées pour prendre en charge des éléments montés ou enveloppés dans du papier à bulles. Le même chauffeur charge et décharge le matériel et les camions comportent des amortisseurs spéciaux.

Le transport aérien est le moyen de transport le plus rapide car les intervenants sont spécialisés.

Le service de messageries est le moyen de transport le plus rapide vers les lieux du salon dans le cas d’un transfert de dernière minute.

4. Inconvénients

Les transporteurs ordinaires ont cependant un inconvénient. Ils réalisent souvent plusieurs transferts (ce qui accroît la possibilité de dégâts du matériel). Ils n’ont que peu de contact direct avec l’exposant (ils travaillent habituellement en direct avec le contractant du salon ou la société d’exposition). Leur charge peut ne pas pouvoir accepter les conditions routières normales (ce qui n’est pas bon pour les matériels et instruments délicats). Ils n’acceptent que les éléments montés.

Les sociétés spécialisés dans le transport du matériel d’exposition ont l’inconvénient d’avoir des tarifs plus élevés.

Le transport aérien
Il existe cependant un inconvénient, les agents transitaires ne sont pas liés à une compagnie d’aviation commerciale de frêt. Les bagagistes des compagnies aériennes ont des techniques de manutention peu soigneuses. Les coûts sont élevés. Le transport aérien est limité à des éléments de certaines dimensions seulement.

Le service de messageries
Il est très onéreux.

5. Faites bien votre travail de recherche

Choisissez un transporteur spécialisé dans le transport du matériel d’exposition doté d’une capacité de suivi 24 h sur 24 et dont les chauffeurs ont l’expérience des livraisons sur les lieux des salons. Vérifiez les références fournies et demandez à connaître les procédures de soutien logistique avant, pendant et après le transport.

6. Demandez s’il existe des transporteurs officiels agréés

Demandez à la direction du salon s’il existe un transporteur officiel agréé. Un transporteur recommandé sera susceptible de consentir des tarifs spéciaux pour inciter les exposants à utiliser ses services.

7. Remises basées sur la quantité

Afin d’obtenir les meilleurs tarifs de la part de votre transporteur, envisagez une offre annuelle ou de lui confier tous les transports de votre société.

8. Assurez les expéditions

Il existe plusieurs options d’assurance de votre stand : les contrats d’assurance société, l’assurance du transporteur ou la couverture. Demandez au transporteur quelle est son assurance couvrant toute expédition individuelle. Demandez lui s’il offre un contrat d’assurance global couvrant le stand pour la durée du salon et quelle est la procédure à suivre en cas de dégâts.

9. Identifiez votre matériel au moyen d’étiquettes

Etiquetez chaque boîte, carton ou caisse expédiés même si vous créez une palette de boîtes. Assurez vous que toutes les étiquettes d’expédition soient bien fixées pour cacher les anciennes étiquettes. Prenez des étiquettes pré-imprimées avec l’adresse de retour qui remplacera l’adresse du salon.

10. Exposition à l’étranger

Lors d’une exposition à l’étranger, envisagez de faire appel à un transporteur équipé d’une flotte internationale ou doté de correspondants bien établis. Vérifiez l’aide qu’ils apporteront lors du dédouanement, la documentation, les permis d’importation temporaire, le stockage en entrepôt ou le groupage. Exigez des garanties de dédouanement rapide et l’itinéraire de livraison le plus court et le moins onéreux.