Comment Réduire Efficacement les Coûts

Cutting costs with calculator

Si vous êtes un exposant type, vous voulez probablement faire des économies. Voici quelques conseils très simples et innovants qui vous permettront de tirer parti du budget le plus étriqué.

1. Une bonne planification

Une bonne planification est le meilleur moyen de réduire les coûts au minimum. Planifiez d’avance pour éviter des frais de dernière minute. Faites une liste des dates et des activités à retenir. Avancez les dates limites d’un mois pour être à même de vous y conformer en toutes circonstances.

2. Production promotionnelle

Préparer tous vos publipostages en même temps pour limiter les frais d’imprimerie et éviter de passer des commandes plusieurs fois par an.

3. L’achat d’un stand

Réfléchissez au type de stand qui vous convient le mieux. Trouvez un stand pouvant se ranger de façon très compacte vous permettant de faire des économies de frais de transport, un stand léger pour limiter les frais d’expédition, un stand portable pouvant se transporter en voiture, par messageries ou en soute lors d’un voyage aérien. Il vous faut un stand qui se monte et se démonte en un minimum de temps, s’adaptant facilement aux dimensions de tel ou tel emplacement en ajoutant ou en éliminant certains éléments. Examinez les possibilités de casiers verrouillables sur les stands les plus grands.

4. Les visuels de salon

Elaborez et réalisez vos visuels longtemps à l’avance pour éviter les heures supplémentaires ou les frais de réalisation "en express". Demandez à l’un de vos collaborateurs de vérifier votre documentation afin d’éviter les modifications.

5. Rangement des fournitures

Préparez une "boîte de salon" contenant divers articles qui souvent ne sont pas disponibles sur les lieux du salon: agrafeuse, ruban adhésif, Velcro®, ciseaux, couteau suisse, stylos, papier, rallonges et ampoules électriques de rechange. N’oubliez pas de regarnir la boîte après chaque salon.

6. Catalogues et documentation

Ne distribuez des prospectus qu’aux prospects les plus intéressants. Proposez d’adresser votre documentation aux prospects qui la trouveront sur leurs bureaux à leur retour du salon. Vous économiserez ainsi les frais de transport et de production tout en évitant le gaspillage.

7. Transport

Lors de l’achat d’un stand, réfléchissez au moyen d’expédition. Les systèmes légers et durables vous permettent une économie de transport et de manutention. Notez bien le poids, le contenu et le nombre de containers. Mentionnez le poids du stand sur le connaissement. Groupez les éléments dans un tube ou filmez les éléments individuels sur une palette. Ne tentez pas de réaliser des économies sur les containers d’expédition. Le remplacement de visuels endommagés peut impliquer une démarche très onéreuse.

8. Déplacements

Etudiez les possibilités d’obtenir des tarifs spéciaux avec les compagnies aériennes pour un groupe de dix personnes ou plus se rendant dans une même ville ou en revenant. Réservez vos places à l’avance et demandez aux hôtels leurs tarifs préférentiels ou professionnels. Etudiez les possibilités de passer la nuit du samedi à l’hôtel, une nuit supplémentaire coûtant souvent moins cher qu’un billet d’avion en plus. Utilisez les navettes d’aéroport au lieu de prendre des taxis.

9. Prestations de salon

Commandez les prestations correspondantes c’est à dire le branchement de l’électricité et des lignes téléphoniques, les services de nettoyage etc. entre 10 et 30 jours avant la date du salon. Le tarif de la surface au sol est souvent de 10 à 20 % plus élevé. Commandez une puissance supérieure à celle dont vous aurez besoin pour éviter toute panne de courant et ne pas payer un tarif supérieur pour votre emplacement.

10. Montage

Prévoyez le montage pendant les heures ouvrables pour éviter de payer les tarifs de week-end ou des heures supplémentaires celles-ci étant facturées une fois et demie ou le double des heures normales. Dans la mesure du possible, utilisez les services de votre propre personnel pour le montage de votre stand. Il est de votre responsabilité de vérifier la réglementation applicable sur les lieux du salon.